Письмо партнеру с просьбой

Содержание
  1. Деловое письмо партнерам: лучшие рекомендации по написанию
  2. Виды деловых писем
  3. Стандартная структура делового письма
  4. Текст и язык делового письма
  5. Общие правила написания
  6. Что недопустимо в деловом письме
  7. Шаблоны и фразы деловой переписки
  8. Секреты правильного оформления и внешние атрибуты
  9. Особенности и правила написания электронного делового письма
  10. Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту
  11. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
  12. Письма холодным клиентам
  13. Письма-напоминания
  14. Письма после встречи
  15. Если клиент не выходит на связь
  16. Письмо-просьба: Образец составления и виды
  17. Образец письма и инструкция по оформлению
  18. Требования: 5 практических советов
  19. Разновидности
  20. О выделении денежных средств
  21. О поставке товара
  22. О предоставлении скидки
  23. О снижении арендной платы
  24. Об отсрочке платежа
  25. Просьба оплатить за другую компанию
  26. О содействии в решении вопроса
  27. ссылкой:
  28. Как написать письмо с просьбой: инструкция и образец
  29. Структура текста документа
  30. письма
  31. Частные рекомендации
  32. Как отправить письмо-просьбу
  33. Методика написания письма-просьбы с образцом, рекомендации по заполнению документа
  34. Структура документа
  35. Образец письма
  36. Инструкция по оформлению
  37. Рекомендации специалистов
  38. Разновидности письма-просьбы

Деловое письмо партнерам: лучшие рекомендации по написанию

Письмо партнеру с просьбой

Переписка – один из способов делового общения. Она позволяет сэкономить время, необходимое при личном обращении. Это эффективный инструмент разрешения проблем, налаживания отношений. Многообразие видов деловых писем, возможности их доставки по почте, факсу, интернету сделали деловую корреспонденцию незаменимой.

Виды деловых писем

По своему назначению, правилам оформления и требованиям деловая переписка подразделяется на несколько категорий. Каждаяимеет характерные особенности, которые нельзя применять в других случаях. Деловой характер переписки возможен между равными участниками переписки.

Классификация деловых писем:

  • информационно-уведомительные;
  • требующие ответной реакции;
  • содержащие напоминание, недовольство;
  • общего характера;
  • ответы.

Ознакомительной деловой корреспонденцией считаются письма, в которых содержатся сведения о свойствах товаров или услуг и обязательства производителя или продавца:

  • гарантийные;
  • рекламные;
  • сопроводительные.

В деловом письме к партнерам с конкретным запросом, прошением текст составляется таким образом, чтобы получатель был обязан дать ответ.

Внимание! Письменное обращение подчиненного к руководству не относится к деловым письмам.

После заключения коммерческих соглашений одним из видов регулирования и выполнения договорных отношения является деловая переписка. В таких письмах упоминается о взятых обязательствах, претензии, предложения о сотрудничестве.

Письменные сообщения с выражением благодарности, соболезнования, приглашения, рекомендации, инструкции относятся к общей категории деловой переписки.

Письма-ответы должны содержать ссылку на письмо-запрос (просьбу, уведомление, претензию). Прежде, чем отвечать по сути, необходимо дать понять, что смысл обращения был понят.

Стандартная структура делового письма

Внимание! Письменное сообщение делового характера состоит из трех, связанных между собой по смыслу, частей.

Вводная часть. Здесь указывается руководящее лицо, наименование компании, организации, кому письмо предназначено. В шапке делового документа обязательна информация о том, кто обращается, его реквизиты, исходящий номер с датой. После прямого обращения необходимо сообщить, что послужило причиной отправки делового послания.

Основная часть содержит информацию по сути: запрос, уведомление, претензию, соболезнование, ответ.

Заканчиваться письмо может по-разному, в зависимости от его категории. Если это запрос, претензия, требование, рекламация, то деловому партнеру дается понять, что необходимо устранить имеющиеся недостатки.

В письмах-предложениях, поздравлениях, соболезнованиях заключительная фраза содержит благодарность, пожелание, сочувствие. Личная подпись с расшифровкой является обязательной.

Инструкции-циркуляры издаются в нескольких экземплярах и имеют особое окончание. Это может быть только подпись ответственного лица.

Текст и язык делового письма

Внимание! Изложение содержания должно носить официальный характер

Прилагательные, причастные и деепричастные обороты используются в минимальных количествах. Они придают речи, как устной, так и письменной, цветистость и эмоциональную окраску, что неприменимо в деловом письме.

Фразы должны быть из лаконичных предложений, содержащих конкретную информацию в полном объеме. Представленные сведения подтверждаются фактами, не подлежащими сомнению. Описываемые события произошли в ближайшем прошлом.

В основной части текста отсутствуют личные обращения, оценки (как положительные, так и негативные).

Общие правила написания

Деловые письма похожи по своему стилю, так как используются одни и те же стандарты в написании фраз, употребляются одни и те же обороты и словосочетания, тональность.

Официальное обращение не содержит эмоциональных упреков, восклицаний, пожеланий. Оно должно быть написано в сухом, нейтрально-сдержанном тоне. Применяемые формулировки имеют логическую законченность и точность.

При одинаковых ситуациях используются одни и те же словосочетания, сокращения, термины, например:

  • уважаемый;
  • ГОСТ;
  • ООО;
  • оказать поддержку.

Существительные применяются в родительном и дательном падеже. Глаголы должны составлять большую часть текста. Наиболее частая форма обращения к официальному лицу на «Вы»: «Вам», «Вашему», «Вашим».

Что недопустимо в деловом письме

Обмен письмами начинается чаще всего после проведения переговоров с деловыми партнерами. При переписке нельзя допускать фамильярность, угрозы, прямые упреки. Не надо перегружать содержание излишними подробностями, сравнениями, сочными эпитетами.

Получатель делового письма не будет тратить на его прочтение более 1 мин. Лаконичность содержания – главное условие для восприятия послания.

Излишняя официальность, особенно при компаньонских взаимоотношениях, вызовет негативную реакцию адресата, заставит его подумать о двойных стандартах со стороны отправителя.

Текст должен быть структурирован для облегчения понимания: абзацы, подзаголовки. В противном случае получатель может не понять до конца изложенный смысл.

Недопустимо, при составлении послания, допускать орфографические, пунктуационные, стилистические ошибки.

Нельзя обосновывать сообщение на недостоверных фактах. Это существенным образом подорвет отношения компаньонов, вызовет недоверие к последующим отправлениям.

Деловая корреспонденция может понадобиться в качестве доказательных документов в суде, арбитраже. При ненадлежащем оформлении она утратит юридическую силу.

Шаблоны и фразы деловой переписки

Шаблон означает постоянное применение одного и того же приема структурирования текста при однотипных посланиях.

Например, в обращениях, запросах, ответах, гарантийных посланиях в шапке письма указываются сведения отправителя и получателя. В одних случаях достаточно перечислить название компании, ФИО адресата, его должность.

В расширенном варианте дополнительно указываются:

  • адрес;
  • контактный телефон;
  • расчетный счет;
  • регистрационный номер.

При запросах и ответах обязательно наличие исходящего номера и даты отправления. Такие письма регистрируются для контроля над своевременностью ответа и выполнения обязательств.

Фирменные бланки выполнены на основе шаблона, что облегчает ведение официальной переписки.

По их оформлению становится понятно, для чего они предназначены. В каждой организации, компании разрабатывают свои формы бланков.

Несмотря на отличие в отдельных элементах, документы имеют одинаковую информативность:

  • наименование фирмы;
  • адресные данные;
  • телефон/факс;
  • электронная почта;
  • сайт.

Стандартные слова, словосочетания и фразы, применяемые в официальной корреспонденции:

  • согласно пункту… договора от …;
  • оказать поддержку;
  • на протяжении …;
  • пишу Вам, обращаюсь к Вам;
  • с уважением;
  • с наилучшими пожеланиями;
  • принять к сведению;
  • к сожалению, у нас нет возможности…;
  • нам искренне жаль;
  • вынуждены…;
  • не можем удовлетворить;
  • в соответствии;
  • просим Вас.

Это неполный перечень терминов, обязательных при написании писем для сторонних организаций.

Секреты правильного оформления и внешние атрибуты

Делопроизводство включает в себя правила оформления деловых писем. При их заполнении учитываются такие нюансы, как размерность и вид шрифта, разметка страницы, правильность написания и размещения реквизитов.

Внимание! Письмо заполняется на фирменном бланке или листе бумаги А4.

В верхней части бланка размещаются сведения о компании:

  • логотип;
  • название;
  • адрес;
  • телефон/факс/e-mail;
  • банковские реквизиты;
  • регистрационные данные.

Ниже слева напечатан шаблон для проставления даты и номера на входящий и исходящий документ.

Внизу бланка слева печатают должность отправителя, напротив справа – расшифровку росписи.

При подготовке письма к конкретному лицу справа от информации о дате и номере размещают данные адресата: должность (директор, генеральный директор, другое), название фирмы, ФИО.

В шаблоне проставляются дата, номер (входящий или исходящий), тема послания.

Затем по центру бланка располагается обращение к получателю. Приветствия, применяемые в обычных письмах, здесь не используются. Письмо начинается со слов «Уважаемый…». Далее следует или господин и имя, отчество, или слово «господин» не употребляется.

Под обращением кратко, с соблюдением логических абзацев, размещается текст. Заключительная часть состоит из одной-двух фраз, в которых в вежливой форме выражается пожелание по разрешению проблемы.

Аналогично заполняется чистый лист. Ширина поля слева должна быть в готовом формате и при заполнении с чистого листа – 3 см, для возможности сохранения документа.

Письма-благодарности, уведомления, соболезнования отличаются от коммерческих отправлений.В них отсутствует нумерация документа, в реквизитах отправителя не указываются сведения о регистрации, расчетном счете.Текст размещается под заголовком «Благодарственное письмо», «Приглашение».

При уведомлениях и соболезнованиях заголовки отсутствуют. Дата располагается после заключительной части над расшифровкой должности отправителя.

Деловые письма, из-за краткости, имеют небольшой объем, для которого достаточно одной страницы. В тех случаях, когда к нему имеются приложения, листы нумеруются внизу арабскими цифрами, начиная со второго.

Особенности и правила написания электронного делового письма

Отправления по интернету имеют свою специфику. Необходимо учитывать все детали оформления, чтобы создать имидж солидной компании.

Важно использовать психологический фактор восприятия электронного сообщения:

  • вид логина;
  • название темы;
  • характер обращения.

Логин не должен быть легкомысленным, а тема навязчивой. При обращении в незнакомую компанию необходимо вначале письма пояснить, откуда были получены о ней сведения.

Принципы изложения аналогичны бумажному варианту.

Отличие в написании:

  • выделение предложений полужирным начертанием;
  • отсутствие слов заглавными буквами;
  • не применяются разноцветные маркеры;
  • приложения отправляются дополнительными файлами.

Отличие структуры письма на e-mail: данные об отправителе(должность, ФИО, наименование компании, контактные данные) размещаются в конце сообщения.

Деловая корреспонденция – способ установления и поддержки партнерских отношений. Соблюдение правил составления писем необходимо для конструктивного диалога, при котором присутствует уважение, корректность, лаконичность. Независимо от того, кто составитель документа, визировать его обязан руководитель.

Источник: https://kredity-dlya-biznesa.com/pomoshch/delovoe-pismo-partneram/

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Письмо партнеру с просьбой

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Назад

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Назад

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Назад

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Назад

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Любовь Аброськина

e-mail письма клиентам шаблоны

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Письмо-просьба: Образец составления и виды

Письмо партнеру с просьбой

В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.

Скачать образец в формате word (doc)

Образец письма и инструкция по оформлению

Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:

  1. Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
  2. Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
  3. Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.

Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.

Готовый образец можно использовать на примере такого.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.

Требования: 5 практических советов

Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:

  1. Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
  2. К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
  3. Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
  4. В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
  5. Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.

СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.

Разновидности

В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.

О выделении денежных средств

Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.

При составлении можно взять за основу такой образец.

От НКО «Радуга»

Депутату Законодательного Собрания

г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.

Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.

Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2021 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.

По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.

С уважением, Cветозаров В.К.

О поставке товара

Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.

Генеральному директору ООО «…»

Некрасову Н.К.

От директора компании ООО «…»

Елизарова В.М.

Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.

Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.

Наши контактные данные:

С уважением, Елизаров В.М.

О предоставлении скидки

В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:

  • если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
  • если приобретается сразу большое количество товара.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.

Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.

В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2021 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.

С уважением, Александров К.Н.

О снижении арендной платы

В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.

Генеральному директору

ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.

От директора ООО «Верес»

Александрова К.Н.

Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2021 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.

В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%.

Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора.

Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.

С уважением, Александров К.Н.

Об отсрочке платежа

В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.

Директору ООО «Грузодар»

Вакулову Н.Ю.

От директора ООО «Параболия»

Аксакова Т.Г.

Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2021 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).

От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

С уважением, Аксаков Т.Г.

Просьба оплатить за другую компанию

Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.

ИП Благодарову А.К.

от ИП Инина А.А.

Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.

С уважением, Инин А.А.

О содействии в решении вопроса

Наконец, если требуется решить какой-то конкретный вопрос, можно написать такой текст:

ИП Никанорову В.Р.

От директора ООО «Добрые решения»

Абдуловой В.Н.

Уважаемый Владимир Романович, я возглавляю благотворительную организацию, которая занимается проведением новогодних праздников для детей из малоимущих семей. Как нам стало известно из открытых источников, вы реализуете кондитерскую продукцию. Мы просим Вас организовать поставку новогодних подарков в количестве 1000 штук для проведения 20 мероприятий.

Со своей стороны гарантируем выразить вам письменную и устную благодарность и оставить положительные отзывы во всех организациях, по Вашему пожеланию.

С уважением, Абдулова В.М.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-pismo-prosbu/

Как написать письмо с просьбой: инструкция и образец

Письмо партнеру с просьбой

Документ этого типа является деловым письмом и наиболее распространен в рабочей и предпринимательской сфере.

Просьба может быть адресована частному лицу, коллективу, группе лиц, крупной организации, чиновнику. По тематическому признаку она относится к некоммерческому типу.

Целью просьбы может быть побуждение к началу или прекращению какого-либо действия. Допускается конвертная, электронная и факсовая форма отправки.

Структура текста документа

Письмо с просьбой не может быть унифицировано и написано по стандартному образцу. Тем не менее, оно является официальным документом и требует соблюдения правил ведения деловой корреспонденции. Грамматические, синтаксические, пунктуационные ошибки, исправления и подчистки недопустимы.

Для достижения максимального эффекта необходимо персонализировать прошение и обращаться к получателю по имени отчеству. Так, примером начала письма может быть: «Уважаемый Сергей Степанович».

В большинстве случае текст включает в себя вводную и основную часть. Во вводной части должна содержаться:

  • причина («вследствие изменения цен на энергоносители…», «в связи с производственной необходимостью», «в связи с отсутствием мест в детском саду» и т.п.);
  • цель («в целях безопасности прохождения груза…», «для согласования спорных вопросов» и т.п.);
  • ссылка («на основании нашего телефонного разговора», «учитывая, что производственные показатели снизились на…», «на основании постановления Правительства № __ от  и т.п.).

В основной части заключается сама просьба. Ее необходимо высказывать с применением глагола «просить». Производная форма от этого глагола может быть любая («прошу вас», «убедительно прошу»). Учитывая повод такого послания, уважительная манера приветствуется и в основной части письма.

При обращении с несколькими запросами следует разбить вводную часть на абзацы и в каждом из них указать отдельную просьбу. При нехватке места на странице следует взять еще один чистый лист, т.к. писать можно только с одной стороны. В таком случае нумерация ведется со второго листа.

Если подразумевается, что ответ на письмо должен быть получен в конкретный срок, следует отметить это в тексте.

Отправлением и получением корреспонденции обычно занимается секретарь, либо целый отдел организации. Необходимо помнить, что письмо могут прочесть до передачи адресату. Чтобы этого не произошло, нужно ставить пометку «конфиденциально», либо «лично в руки».

письма

В шапке документа указываются реквизиты организации отправителя:

  • наименование;
  • фактический адрес;
  • почтовый индекс;
  • контактные данные: телефон, факс, адрес электронной почты.

Далее указываются такие же сведения об адресате, за исключением контактных данных. Наименования организации адресата или подразделения дается в именительном падеже, должность и фамилия – в дательном.

Затем следует озаглавить текст, указав, что это прошение или обратившись к конкретному лицу (необязательно). После самой части с прошением документ подписывается руководителем организации адресанта, либо уполномоченным лицом. В конце указывается дата написания ходатайства.

Реквизиты отправителя указываются в верхнем левом углу страницы, адресата – в верхнем правом. Каждая часть реквизита – наименование организации, адрес и т. д. пишется с новой строки и с большой буквы.

Пример грамотно составленного обращения президенту. В письме коротко и доходчиво объясняется причина обращения, которая звучит вполне убедительно. Затем следует само прошение (помощь музею), а далее отправитель использует действенный прием. Он напоминает о вышедшем незадолго до этого Указе, акцентируя внимание на актуальности проблемы.

Частные рекомендации

Написать действительно хорошую, убедительную просьбу может человек наделенный чувством такта, владеющий слогом, имеющий опыт в деловой переписке. Нужно понимать психологические аспекты, уметь поставить себя на место адресата, постараться составить обращение так, чтобы ему это было интересно и, возможно, с определенной точки зрения, выгодно.

Как заинтересовать получателя:

  • соблюдать почтительный тон к конкретному лицу, группе лиц;
  • указать, почему запрос поступает именно к этому человеку;
  • убедить адресата, что выполнение просьбы принесет ему выгоду. Это может быть реализация привлекательной возможности получателя или решение актуальных для него вопросов;
  • описать проблему таким образом, что она глубоко тронет адресата.

Рекомендуется не писать длинный текст – получатель не дочитает его до конца. С юридической и психологической точки зрения также важно оформление документа, это формирует правильный имидж, «показывает лицо» отправителя.

Как отправить письмо-просьбу

Для отправки ходатайства заявитель выбирает любой удобный способ:

  • пересылка почтой;
  • личная доставка;
  • факсимильная связь;
  • электронный адрес;
  • интернет-сервисы.

Почтовая пересылка

Консервативный способ отправления корреспонденции с помощью почтовых служб занимает длительное время. Но таким образом есть возможность солиднее и привлекательнее оформить документ. Речь идет об использовании хорошей бумаги, красивого каллиграфического почерка, если послание пишется от руки. Это подчеркивает важность обращения для адресанта, показывает его особое отношение к получателю.

Чтобы быть уверенным, что просьба дойдет до адресата лучше отправлять письмо с уведомлением о вручении.

Личная доставка

С оформленным обращением также можно обратиться в приемную организации. Рекомендовано составлять две копии письма. Одна останется у получателя, а вторая, с отметкой о получении, у заявителя.

Обязательно проследите, чтобы письмо или жалоба были внесены секретарем в книгу входящей корреспонденции.

Факсимильная связь

Не самый удобный вариант, особенно если факс настроен на автоматический прием корреспонденции. Юристы рекомендуют после отправки обязательно связаться с секретарем и уточнить, получено письмо или нет и насколько оно читаемо. В противном случае просьба рискует просто затеряться среди бумаг.

Электронная почта

При наличии адреса официальной электронной почты получателя просьба отправляется на e-mail. Это значительно быстрее и удобнее, чем отправка в конверте. В теме необходимо пометить ФИО получателя и отправителя.

Интернет-сервисы

На официальном сайте практически любой организации предусмотрена возможность отправить обращение. Если это торговая площадка, то обычно это форма обратной связи.

Если просьба адресована чиновникам, то это электронная приемная (или интернет-приемная). Все, что необходимо – заполнить обязательные поля и нажать «Отправить».

Правила оформления, требования к запросам и сроки их рассмотрения обычно прилагаются.

: Реакция чиновников на просьбу пенсионерки

Источник: https://oletter.org/%D0%BD%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%BE-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%8C%D0%B1%D0%BE%D0%B9

Методика написания письма-просьбы с образцом, рекомендации по заполнению документа

Письмо партнеру с просьбой

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец написания письма-просьбы, содержание документа и правила его оформления

Нормы делового общения предусматривают составление письменных обращений к контрагентам по определенным правилам. Чтобы полученная документация была не только прочитана, но и возымела необходимое воздействие, потребуется ознакомиться с образцом написания письма-просьбы.

Структура документа

Письмо-просьба является распространенным документом в деловой среде. Предприниматели с его помощью обращаются к контрагентам с просьбами либо предложениями.

Например, когда требуется ознакомиться с каталогом производимой продукции, встретить работника в аэропорту либо на вокзале и прочее. Образец написания письма-обращения не регламентируется законодательством, но нужно придерживаться определенных рекомендаций при его составлении.

Методика написания обращения сложилась на основе основополагающих принципов делового документооборота. При написании письма необходимо придерживаться следующих советов:

  1. В шапке документа указывается название юридического лица, адрес и телефон центрального офиса, должность и ФИО отправителя (руководителя). Ниже следует информация об адресате.
  2. В средней части листа начинается главный текст письма, в котором излагается суть просьбы (предложения) и ее обоснование. Не стоит детально, в подробностях описывать ситуацию. Не рекомендуется растягивать текст более чем на 2 абзаца. Но в то же время адресату должна быть понятна суть обращения. В письме излагаются краткие и понятные мысли, раскрывающие цель обращения и методы достижения этой цели.
  3. На завершающем этапе автор ставит личную подпись с расшифровкой и указывает дату написания письменного обращения.

Принцип написания писем с обращением схож по структуре с другой документацией, которая вписывается в нормы делового общения.

Образец письма

При написании образца письма-просьбы стоит использовать прием убеждения адресата в необходимости определенных действий. Из текста получателю должна быть ясна собственная выгода от принятия предложения автора обращения. Завершаться письмо должно оптимистично, с надеждой на скорый положительный ответ.

Образцы написания некоторых вариантов письма-просьбы Вы можете найти и скачать ниже:

Скачать образец письма-просьбы об отсрочке платежа [40.21 KB]

Скачать образец письма-просьбы о предоставлении скидки [34.85 KB]

Инструкция по оформлению

Деловой стиль письма-просьбы подразумевает наличие основных реквизитов организации-отправителя. Данное требование предъявляется к официальным обращениям любого типа. В документе должна быть обозначена следующая информация:

  • если письмо составлено государственной организацией, бюджетным учреждением, ведомством либо иным юридическим лицом государственной подчиненности, то в документе должен присутствовать Государственный Герб РФ
  • официально зарегистрированная эмблема хозяйствующего субъекта
  • код ОКПО
  • название юридического лица
  • адрес места деятельности, номер телефона, факса, адрес электронного ящика
  • дата, когда было составлено письмо
  • порядковый номер исходящего документа
  • если письменное обращение является ответом, то потребуется указать номер входящей документации
  • получатель (название, адресные данные, ФИО, должность адресата)
  • наименование документа (при желании акцентировать внимание получателя)
  • должность автора обращения, его ФИО и подпись
  • ФИО и телефонный номер лица, ответственного за написание письма

Если отправитель ожидает ответа от адресата, то в документе следует обозначить данное обстоятельство. Например: «Ожидаем от Вас ответа до _____» либо «Выражаем надежду на Ваше положительное решение в срок до ____». При отсутствии временных рамок адресат может затянуть с ответом, что создаст лишние сложности для автора письма.

Рекомендации специалистов

При написании обращений необходимо придерживаться следующих советов (таблица 1).

СоветПодробности
Деловое письмо должно быть написано грамотно, без помарок и исправленийОтсутствие ошибок и деловой стиль будет свидетельствовать об уважении и искренности автора. Если отправитель не удосужился перепроверить текст, то ожидать требуемого результата не стоит.
Для написания письма лучше выбрать фирменный бланкЕсли он отсутствует, то необходимо привлечь внимание получателя красивым шрифтом либо их сочетанием. Текст документа должен быть зрительно завлекательным, чтобы адресат не прервал чтение на середине обращения.
При оформлении документа необходимо помнить, что он не является строго официальнымСтоит избегать длинных предложений и бюрократического стиля. Предложения должны быть краткими и ясными, это существенно повысит шансы на понимание ситуации и положительный ответ адресата.

Стиль письма должен быть деловым без лишней официальности и бюрократичности.

урок по составлению делового письма:

Разновидности письма-просьбы

Можно выделить множество разновидностей данных документов. Их вид будет зависеть от ситуации, побудившей автора к написанию обращения:

  1. О предоставлении займа. В тексте должны быть четко обозначены обстоятельства и цели, для которых необходимы денежные средства. Также нужно обозначить причину, по которой их невозможно получить из иного источника.
  2. О предоставлении услуг, товаров. В данном обращении должна прослеживаться заинтересованность автора и его желание сотрудничать с адресатом, что должно побудить последнего на положительный ответ.
  3. О получении скидки. Данное письменное обращение особенно актуально в настоящее время. Шансы на удовлетворение просьбы увеличиваются, если контрагенты сотрудничают продолжительное время либо при покупке большой партии товара.
  4. О переносе даты платежа. Потребуется признать факт просрочки перечисления денег, указать причины задержки и обозначить точные сроки погашения задолженности.

Следовательно, при написании письма необходимо отталкиваться от проблематики, которая отображается в его тексте. Универсальных шаблонов для данного типа документов не существует.

Ваши права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: