Перевод работника с дистанционной работы на основную

Содержание
  1. Что такое дистанционная работа и как оформляется прием на нее?
  2. Что такое дистанционная работа с точки зрения ТК РФ?
  3. Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?
  4. Особенности дистанционной формы работы
  5. Прием на дистанционную работу: этапы, нюансы, как оформить трудовой договор?
  6. Как принять на работу дистанционного работника?
  7. Этапы приема на дистанционную работу
  8. Как перевести сотрудника на дистанционную работу?
  9. Как оформить перевод на дистанционный режим работы?
  10. Как в трудовом договоре прописать дистанционную работу?
  11. Как уволиться с дистанционной работы?
  12. Где и как найти дистанционную работу?
  13. Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон
  14. Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку
  15. Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно
  16. Какие условия нужно указать при изменении трудового договора
  17. Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2021
  18. Какие отделы можно перевести на удаленную работу?
  19. Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ
  20. О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
  21. Причина изменений условий трудового договора
  22. Место работы
  23. Режим работы
  24. Охрана труда
  25. Материальные ценности
  26. Средства связи
  27. Контроль
  28. Требования к рабочему месту удаленного сотрудника
  29. Табели
  30. Собрания
  31. Отчеты
  32. Психологические особенности удаленной работы
  33. Перевод сотрудников на удалённую работу: как оформить и технически обеспечить эффективное и безопасное взаимодействие
  34. Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку
  35. Приказ о переводе на дистанционную работу и трудовой договор
  36. Организационные и технические моменты дистанционной работы
  37. Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт — Офис на vc.ru
  38. Задача
  39. Подготовка ИТ-службы
  40. Подготовка софта
  41. Обязательный софт
  42. Подготовка кадровой службы
  43. Принципы эффективной удаленной работы
  44. Принципы организации рабочего места сотрудника.
  45. Старт работы в режиме home office

Что такое дистанционная работа и как оформляется прием на нее?

Перевод работника с дистанционной работы на основную

Дистанционная работа – это новая форма трудовых отношений в России. Есть много вопросов по ее оформлению, режиму, правам дистанционных работников как у соискателей, так и работодателей.

Мы подготовили статью, в которой описаны особенности дистанционной работы с точки зрения законодательства. Если вы желаете найти такую работу или нанимать удаленных сотрудников, обязательно прочитайте статью до конца. Вы узнаете обо всех нюансах и своих правах, а также подводных камнях.

Что такое дистанционная работа с точки зрения ТК РФ?

Дистанционная форма работы означает, что сотрудник выполняет свои обязанности не на территории работодателя и использует для работы и общения с руководством сеть интернет. На практике это значит, что он может работать из дома, кафе, коворкинга или иного места, хотя здесь встречаются ограничения.

Например, сейчас популярно набирать на дистанционный режим работы операторов в Call-центры. Обязательным условием для трудоустройства является возможность совершать звонки в тихом месте.

Отношения между сотрудником и работодателем регулируются нормами Трудового Кодекса РФ, а именно главной 49.1. Договор о дистанционной работе может быть постоянным или срочным (заключаться на определенный срок, например, один год).

Дистанционная форма работа позволяет нанимать талантливых сотрудников из любых регионов, снижать издержки на аренду офиса и другие затраты, а сотрудникам – находить выгодную работу без необходимости переезжать в другой город, например, в Москву.

Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?

Надомная работа и дистанционная – это официальные, закрепленные в законодательстве определения. Согласно Трудовому Кодексу, надомная работа выполняется на дому на основании заключенного договора (ст. 310 ТК РФ). Дистанционная работа – это работа вне места нахождения работодателя и без его постоянного контроля (ст. 312.1 ТК РФ).

В ТК РФ отсутствует такое понятие, как удаленная работа, однако по факту оно близко к понятию дистанционной, просто это народное название того же термина. А вот путать надомную и дистанционную работу не стоит. С точки зрения законодателя – это разные понятия.

Рассмотрим отличия дистанционной и надомной работы в таблице:

Дистанционная работаНадомная работа
Выполняется вне территории работодателя. Взаимодействие осуществляется через интернет (ст. 312.1 ТК РФ).Выполняется исключительно на дому.
Выполняется только лично работником, третьих лиц привлекать нельзя.Работу может выполнять как сам работник, так и члены его семьи.
Сотрудник может использовать свою технику и оборудование.Инструменты и материалы выдает работодатель.
Форму дистанционной работы активно используют для найма ИТ-специалистов и представителей креативных профессий, но не только.Предполагает в основном ручной, физический труд.
Оформление на работу возможно путем обмена документами (договорами, приказами, локальными актами) в электронном виде (ст. 312.2 ТК).Трудовой договор должен быть на бумажном носителе и подписываться лично работником.
Сведения в трудовую книжку вносятся по согласованию. Могут не вноситься.Обязательно внесение записи в трудовую книжку.
При расторжении трудового договора о дистанционной работе не требуется личное присутствие работника.Обязательно личное присутствие при расторжении договора.

Особенности дистанционной формы работы

Режим труда и отдыхаРаботник может сам определять режим работы и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ).
Какие отпуска положены дистанционному работнику
  • Ежегодный оплачиваемый отпуск не менее 28 дней.
  • Отпуск по беременности и родам.
  • Отпуск по уходу за ребенком.
Как происходит оплата больничныхОплачиваются на общих основаниях, при предъявлении оригиналов листа нетрудоспособности (документы можно отправить почтой).
Компенсации за используемоеоборудованиеНа усмотрение работодателя. В трудовом договоре могут быть прописаны компенсации за используемое работником личное оборудование, оплату доступа в интернет и т.д. Также работодатель может предоставлять сотруднику необходимые программы, компьютер и иные устройства для выполнения работы.
Нужна ли спецоценка труда для дистанционных работников?Спецоценка условий труда не проводится (ст. 3 п. 3 ФЗ-426 от 28.12.2013г.).

Прием на дистанционную работу: этапы, нюансы, как оформить трудовой договор?

Давайте разберемся, как устроиться на работу дистанционно. В этом процессе есть много нюансов, которые необходимо учитывать.

Как принять на работу дистанционного работника?

Прием на работу проходит так же, как оформление обычного штатного работника. Разница лишь в том, что дистанционный работник может предоставить документы как лично, так и электронно или по почте.

Если сотрудник отправляет документы электронно, то они должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. При отправке по почте копии документов необходимо заверить у нотариуса.

Перечень документов, которые должен предоставить работник, регулируется ст. 65 ТК РФ. В этот перечень входит:

  • Паспорт.
  • Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
  • Документы об образовании и квалификации работника (диплом, свидетельство, аттестат).
  • Справку о наличии (отсутствии) судимости.

Трудовая книжка может не предоставляться, о чем работник делает соответствующую запись в заявлении о приеме на работу.

Иные документы работодатель может попросить по договоренности с работником, предоставлять их в обязательном порядке не нужно.

Этапы приема на дистанционную работу

  1. Заключение трудового договора (ст. 57 ТК). Ниже в статье мы расскажем, какие условия должны быть прописаны в этом документе. Договор может подписываться электронно, но затем лучше обменяться версиями на бумажном носителе.
  2. Оформление заявления о приеме на работу. Заявление может оформляться в простой письменной форме на имя руководителя организации.

    В нем перечисляются документы, предоставленные работником. На заявлении руководитель накладывает резолюцию для издания приказа о приеме.

  3. Издание приказа о приме. Формируется на основании поданного заявления. Работник обязан ознакомиться с приказом и имеет право получить его копию.
  4. Ознакомление работника с локальными нормативными актами.

    Например, положением о командировках, об аттестации, повышении квалификации, коммерческой тайне и другими. При электронном обмене документами работнику необходимо направить документ с листом ознакомления, который он подписывает электронной подписью и направляет обратно. Также лист ознакомления можно отправить почтой.

    В этом случае работник подписывает его и отправляет обратно в бумажном виде.

Мы разобрались, как оформляется прием на дистанционную работу нового сотрудника. Давайте узнаем, как оформить перевод действующего работника на такой режим труда и нужно ли получать согласие на это.

Как перевести сотрудника на дистанционную работу?

Перевод на дистанционную работу может происходить по инициативе работника или работодателя. В обоих случаях необходимо письменное согласие сотрудника на такие изменения.

Если перевод идет по инициативе работодателя, то последний обязан письменно предупредить работника об этом минимум за два месяца, указав причины такого решения (ст. 74 ТК).

Работник может отказаться от перевода на дистанционную работу. В этом случае компания обязана предложить ему другие вакансии, которые соответствуют уровню квалификации и оплате. Если вакансий нет, то работник увольняется (п.7 ч.1 ст.77 ТК).

Как оформить перевод на дистанционный режим работы?

Юридически перевод оформляется подписанием дополнительного соглашения к ранее заключенному трудовому договору, в котором прописываются соответствующие изменения:

  1. Характер работы устанавливается дистанционный.
  2. Указывается место работы. По закону привязки к определенному месту нет, но в договоре лучше указать место жительства работника или иное место, где он будет выполнять свои обязанности. От этого зависит расчет зарплаты, в частности, размер районного коэффициента.
  3. Изменения, касающиеся рабочего времени. Лучше прописать часы, в которые работник должен трудиться.
  4. Условия передачи информации, использования личной техники и компенсация за это (если она предусмотрена).

Кого можно переводить на дистанционную работу?

В Трудовом Кодексе отсутствует перечень лиц, которые могут работать дистанционно. Поэтому с точки зрения закона на такой режим можно переводить любого сотрудника при условии, что работник может выполнять свои обязанности через сеть интернет.

Например, дистанционно сейчас работают даже чиновники. Подобные инновации внедрены в Подмосковье.

Можно ли оформить на дистанционную работу иностранного гражданина?

  • Если иностранный гражданин проживает в России, то с ним можно заключить договор о дистанционной работе.
  • Если он живет за пределами РФ, рекомендуется заключать договор ГПХ. Поскольку если сотрудник проживает за границей, работодатель не может в полной мере исполнять свои обязанности, прописанные в ТК РФ.

Как в трудовом договоре прописать дистанционную работу?

При оформлении трудового договора имеется ряд особенностей, про которые нужно рассказать. Также в таком документы должны присутствовать обязательные условия, которые мы перечислим ниже.

Особенности оформления трудового договора

  • Согласно ст. 312.2 ТК, при заключении трудового договора о дистанционной работе возможен электронный обмен документами, но после заключения договора работодатель обязан направить работнику почтовое сообщение с уведомлением, в котором будет бумажный экземпляр соглашения.
  • Работодатель может требовать от работника предоставить копии документов (паспорт, документы об образовании и квалификации и т.д.), заверенные нотариусом, по почте.
  • Трудовая книжка, для внесения записи о работе, предоставляется по договоренности. В случае первичного трудоустройства может не заводиться. Если работник хочет, чтобы запись в трудовую была сделана, то он предоставляет книжку лично или почтовым отправлением с уведомлением.
  • Если трудовая книжка не предоставляется, то подтвердить трудовые отношения работник может договором.

Какие условия являются обязательными для договора о дистанционной работе?

Данный вопрос регулируется ст. 57 ТК РФ.

В случае трудового договора о дистанционной работе в нем обязательно должны указываться:

  1. Характер работы – дистанционный.
  2. Тип договора – бессрочный или срочный (на определенный срок). Обратите внимание, что не со всеми категориями граждан можно заключать срочные договора.
  3. Режим работы и отдыха. Несмотря на то, что дистанционный работник может сам решать, когда ему работать, в договоре могут содержаться требования о наличии на рабочем месте в определенное время. В этом случае данному требованию работник обязан подчиняться.
  4. Условия оплаты и наличие компенсационных выплат. Как правило, для дистанционных работников устанавливают сдельную зарплату, которая зависит от количества выполненных задач, их сложности и объема. Если предусмотрены компенсационные выплаты, например, оплата доступа в интернет или техники, то размеры данных выплат также фиксируются в договоре.
  5. Обеспечение средствами и оборудованием для работы. Если работодатель предоставляет технику, софт, доступ в какие-либо сервисы, то информация об этом должна быть в документе.
  6. Сроки выполнения работы и предоставления результатов, сроки и формат отчетности, особенности организации труда. Например, многие компании для управления дистанционными работниками используют Таск-трекеры или CRM-системы, где фиксируются задачи, сроки их выполнения и т.д.
  7. Условия изменения и расторжения договора.

Если в организации нет шаблона такого договора, то его можно составить, обратившись к юристам.

Как уволиться с дистанционной работы?

Увольнение или расторжение трудового договора возможно по желанию работника (ст. 80 ТК) или по инициативе работодателя (ст. 81 ТК). Возможно расторжение трудового договора по соглашению сторон. В каждом случае требуется письменное оповещение второй стороны о прекращения договора.

Заявление на увольнение дистанционный работник может отправить по электронной почте с использованием ЭЦП. Но судебная практика показывает, что лучше обмениваться заявлениями и приказами на увольнение в бумажном виде.

Увольнение дистанционного работника может быть по основаниям непосредственно трудового кодекса, может по условиям трудового договора. Например: отсутствие объема работы, не выход (не своевременный выход) на связь и т.д.

Где и как найти дистанционную работу?

В интернете под видом дистанционной работы встречаются предложения от лохотронов. Поэтому до поиска работодателей рекомендуем прочитать про обманы в сети интернет и особенно про вакансии-лохотроны. Эта информация поможет значительно снизить риски при трудоустройстве через интернет.

Рекомендуем

Расчеты через Интернет – особенности работы с электронными деньгами

Через Интернет можно не только общаться, но и оплачивать услуги, товары, совершать покупки. Сегодня мы поговорим о системах, которые позволяют …

Реальный случай. Интернет-магазин использовал фотографии, сделанные фрилансером, без разрешения. Суд постановил выплатить автору компенсацию более …

Источник: https://www.kadrof.ru/articles/49544

Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон

Перевод работника с дистанционной работы на основную
В связи с распространением в России коронавирусной инфекции COVID-19 и введением дополнительных профилактических и санитарных норм и правил перед многими работодателями встал вопрос о переводе сотрудников на удаленную работу. Рассказываем, что собой представляет дистанционный труд с точки зрения закона и как правильно перевести работников на удаленную занятость.

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то – нет.

Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2021 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

  • обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
  • отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
  • оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
  • незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2021-nCoV);
  • обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
  • не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится.

Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ.

В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ). 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции.

Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

«В сложившихся обстоятельствах обращаюсь с просьбой ко всем работодателям города Москвы последовать их примеру и, по возможности, перевести часть ваших работников на работу из дома. Особенно это касается женщин, дети которых в ближайшие недели не будут ходить в школу. Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией», – отмечается в сообщении мэра. 

Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст.

57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст.

72 ТК РФ).

При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.

Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.

Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

Удаленная работа

  1. Да, я вполне мог бы работать удаленно, но работодатель требует обязательного присутствия в офисе.    269 (37.15%)
    Я уже работаю удаленно.    191 (26.38%)
    Я готов работать удаленно только на время карантина, мне нужен коллектив.    116 (16.02%)
    Да, я хотел бы работать удаленно, но мои должностные обязанности этого не позволяют.    88 (12.15%)
    Нет, моя профессия полностью исключает возможность удаленной работы.    60 (8.29%)

Благодарим за участие в опросе! Каждое мнение очень важно для нас!

В дальнейшем в ТК РФ могут внести новый вид занятости – временная удаленная работа. Законопроект уже подготовлен, он предлагает внести в ТК РФ новую статью «Временная удаленная работа».

Она урегулирует порядок установления для работника особого режима работы, позволяющего совмещать работу на стационарном рабочем месте на территории работодателя с удаленной работой. Место для удаленной работы разрешается выбирать самому работнику.

Вводить такой режим труда допускается на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, которое может быть заключено и дистанционно – путем обмена электронными документами. 

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

  • указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;

Источник: https://buh.ru/articles/documents/106427/

Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2021

Перевод работника с дистанционной работы на основную

20 марта 2021

Ольга Корженевская

8 минут

16 марта Минтруда России разместило на своем сайте Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с форс-мажорной ситуацией с распространением китайского вируса. 

Руководству бюджетных организаций и госкомпаний рекомендуют по возможности перевести сотрудников на удаленную работу. Для дежурного персонала предлагается ввести гибкий график, чтобы люди как можно меньше пересекались между собой.

С 17 марта дистанционно стали работать и сотрудники АБиУС. Мы перевели Академию на удаленную работу всего за сутки, хотя коллектив достаточно большой. В статье специалистам по кадрам расскажем, как правильно перевести работников на удаленку и ничего не забыть.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки.

Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

  • протокол общего собрания трудового коллектива
  • приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
  • заявления от сотрудников о переходе на удаленку
  • дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах –  угрозу распространения в России  опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места.

Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения.

Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе.  В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype, Zoom, Telegram, даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Важно продумать организацию текущих отчетов сотрудников по выполненным задачам. Это могут быть мини-отчеты, которые отправляет в конце дня сотрудник руководителю структурного подразделения, краткие планерки через Skype, Zoom или другие программы видеоконференций, заполнение общей формы отчета в облаке, например, в Google Docs.

Психологические особенности удаленной работы

При переводе сотрудников на дистант вы можете столкнуться не только с организационными вопросами, но и необходимостью психологической поддержки работников.

Например, человек всю жизнь работал в коллективе, ему не хватает общения с коллегами. Когда нужно задать какой-то вопрос или быстро решить задачу, он теряется и не сразу понимает, какое техническое средство использовать для связи с нужным человеком, передачи информации. Это порождает стресс и дискомфорт, а затем и снижение продуктивности.

У кого-то из ваших коллег могут быть не очень подходящие условия для работы дома: маленькие дети, собака, шумные родственники или соседи. Кто-то просто не может дисциплинироваться и заставить себя трудиться в прежнем темпе.

Тут поможет составление памяток для родственников удаленных сотрудников, более плотный контроль их деятельности, обучение по использованию технических средств, организационные собрания, а иногда и предоставление альтернативного помещения для работы.

Медики обещают, как только температура воздуха поднимется до +25, вирус начнет погибать и эпидемия пойдет на спад. Весна наступает полным ходом, осталось продержаться совсем немного. Продуктивной удаленной работы вам и вашим коллегам!

Источник: https://www.akbiz.ru/publications/perevod-sotrudnikov-na-ydalennyuy-raboty-2021

Перевод сотрудников на удалённую работу: как оформить и технически обеспечить эффективное и безопасное взаимодействие

Перевод работника с дистанционной работы на основную

Сейчас у работодателей есть возможность найма удалённых сотрудников. В этом случае необходимо заключить трудовой договор о дистанционной работе. Но кроме этого есть возможность перевода действующих сотрудников на удалённый режим работы. В этом случае нет нужды заключать новый трудовой договор, но потребуется грамотно оформить изменения в правоотношениях.

Что нужно учесть:

  1. Решение о переводе сотрудника на удалённую работу — взаимное решение двух сторон. Работник не может потребовать перевода, если работодатель против. Так же и работодатель обязан согласовать вопрос с конкретным сотрудником. Если он против, перевод невозможен.
  2. Если все стороны согласны, достаточно внести изменения в действующий трудовой договор или подписать дополнительное соглашение к нему. В любом случае предварительно работодатель должен издать соответствующий приказ о переводе сотрудника на удалёнку.
  3. Перевод на дистанционную работу может носить как временный, так и постоянный характер — это нужно отразить в приказе и изменённых условиях трудового договора.
  4. При подготовке изменений в условия трудового договора или допсоглашения к нему рекомендуется придерживаться правил заключения трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).
  5. Сведения об удалённом режиме работы ТК РФ разрешает не вносить в трудовую книжку, но только если это обоюдное решение сторон.
  6. На удалённых сотрудников распространяются все права и гарантии их соблюдения, предусмотренные трудовым законодательством, поэтому какие-либо отхождения недопустимы.

Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку

Чтобы быстро решить все формальности и технические вопросы, важно сразу определиться:

  1. Кто именно из сотрудников будет переведён на удаленную работу — отдельные работники, одно или несколько подразделений или весь офис.
  2. По какому графику, в каком режиме будет осуществляться работа (рабочее время, часы отдыха, выходные дни).
  3. Какие технические средства, оборудование и программное обеспечение будут использоваться удалёнными сотрудниками. Возможно ли использование личных устройств и программного обеспечения или нужно обеспечить работников необходимой программно-технической базой. Речь идет не только о функциональности и производительности, но и об информационной безопасности. Последнее особенно важно, когда требуется избежать утечек информации, предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным информационным базам, сетям и системам.
  4. Требуется ли оформление удалённым сотрудникам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи и в каком порядке будет решена эта задача.
  5. Кто конкретно будет отвечать за техническое обеспечение и обеспечение информационной безопасности, а также за юридическое оформление перевода на удалённый режим работы.

Основная нагрузка ляжет на IT-службу и кадровое подразделение. Поэтому их целесообразно сразу же привлечь для подготовки плана действий.

Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников — домашние компьютеры и установленные на них программы.

В идеале нужно продумать организацию виртуального рабочего офиса нужной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.

Приказ о переводе на дистанционную работу и трудовой договор

Оформление этих документов — основная часть юридической работы по переводу сотрудника на удалёнку.

Первично издается приказ. Предполагается, что согласие сотрудника на перевод уже получено. Согласие сотрудника лучше оформить письменно. Как вариант, в приказе делается отметка не только об ознакомлении работника, но и о его согласии на удалённый режим работы.

Возможны два варианта перевода на дистанционную работу:

  1. Меняется только режим работы — сотрудник переводится на удалёнку с сохранением всех прочих условий.
  2. Меняется не только режим работы, но и некоторые другие условия (должность, оклад/ставка, структурное подразделение и т.п.).

В первом случае достаточно подготовить приказ в свободной форме, указав:

  • дату и место издания приказа, его регистрационный номер;
  • суть изменения — перевод на дистанционную работу;
  • дату начала дистанционной работы;
  • сохранение всех прочих действующих условий трудового договора;
  • необходимые поручения для кадровой службы.

Если меняется не только формат работы, но и другие её условия, для подготовки приказа используется унифицированная форма Т-5 — о переводе сотрудника на другую работу. Форму придется немного доработать — дополнить полем, где указать на дистанционный формат работы.

В зависимости от планируемых изменений вносятся изменения и в трудовой договор. В большинстве случаев практикуется подписание дополнительного соглашения, которое отражает новые условия работы.

В соглашении нужно указать:

  • новый режим работы и его сроки;
  • режим труда и время отдыха (если не указать, работник вправе сам определять эти параметры);
  • размер оплаты труда (сохраняется, изменяется, если изменяется, то каким образом);
  • порядок электронного обмена служебными, другими документами и сведениями;
  • порядок обеспечения сотрудника оборудованием, устройствами, программным обеспечением и прочими средствами, необходимыми для выполнения трудовых функций;
  • порядок определения размера и выплат работнику компенсации за использование частных ресурсов (электроэнергия, связь, интернет и другие) в рабочих целях;
  • порядок обеспечения сотруднику безопасных условий работы и охраны труда;
  • порядок (правила, формы, сроки) контроля со стороны работодателя за работником, выполнением им трудовых функций, решением задач и т.п.

Если меняются другие условия, помимо режима работы, они также должны быть отражены в дополнительном соглашении. Аналогично решается вопрос и с дополнительными условиями дистанционной работы, которые работодатель хочет предусмотреть.

Организационные и технические моменты дистанционной работы

С организационной и технической стороны, возможно построение разных моделей дистанционной работы.

Учитываются:

  • специфика деятельности компании;
  • количество сотрудников на дистанционной работе, их функции;
  • рабочие процессы, которые переводятся на удалёнку и которые остаются прежними;
  • используемые информационные системы;
  • организация документооборота, в том числе ЭДО;
  • организация взаимодействия дистанционных и офисных сотрудников;
  • необходимые средства и способы контроля сотрудников;
  • необходимый уровень информационной безопасности;
  • допустимые затраты на построение эффективной и безопасной работы;
  • другие особенности.

Ошибочно отталкиваться только от возможных расходов на организацию удалённой работы. Такой подход, как правило, ведет к приобретению готовых продуктов и решений, которые преимущественно рассчитаны на быстрое и дешёвое внедрение при базовом (минимальном) наборе средств защиты.

Ошибкой будет и использование личных ресурсов сотрудников: домашнего компьютера, смартфонов и планшетов, установленного на них стандартного программного обеспечения, в том числе антивирусного, а также личной электронной почты.

Такой домашний офис, как правило, очень слабо защищён от взлома, а порой и вовсе не защищён.

Что важно предусмотреть:

  1. Основной защищённый канал связи, единый для всех сотрудников.
  2. Запасной защищённый канал связи на экстренный случай.
  3. Защищённый канал связи между сотрудниками (подразделениями) и контрагентами (заказчиками, покупателями и т.д.).
  4. Оформление сертификата усиленной квалифицированной подписи для удалённых сотрудников, которые участвуют в юридически значимом электронном документообороте.
  5. Систему электронного документооборота и оперативного обмена информацией.
  6. Корпоративную (деловую) почту.
  7. Техническую поддержку для всей системы удалённой работы.

У каждого дистанционного сотрудника должно быть удалённое рабочее место (удалённый рабочий компьютер) — функциональное и безопасное, при этом интегрированное в единую корпоративную систему.

Источник: https://iitrust.ru/articles/expert/perevod-sotrudnikov-na-udalennuu-rabotu-kak-oformit-i-tehnicheski-obespechit-effektivnoe-i-bezopasnoe-vzaimodeystvie/

Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт — Офис на vc.ru

Перевод работника с дистанционной работы на основную

Последние дни ко мне стало поступать множество сообщений от знакомых с просьбой поделиться опытом, что нужно для удаленной работы? Как им это организовать, если их компания все время до этого жила в офисе?

Обычно я веду по этой теме платное обучение и тренинги. Но в данном случае открытая передача знаний двигает вперед всю индустрию и улучшает отношение общества к удаленной работе в целом.

Поэтому я решил написать статью, где максимально кратко изложить, что нужно сделать, чтобы успешно перевести людей на удаленку. Без долгих отступлений и лишней теории.

Эти правила сформулированы на основе опыта компании Skyeng и сотен тысяч человеко-часов наших сотрудников на удаленке. В том числе моими четырьмя годами в роли топ-руководителя, живущего в 12 часах езды от головного офиса.

Я не буду перечислять плюсы или минусы, типы удаленной работы, особенности найма персонала, динамику и сложности в коллективе на горизонте в полгода/год и так далее. Я не буду убеждать или доказывать, что так нужно или не нужно делать. Все, о чем я пишу, проверено нервами тысяч руководителей, у которых удаленная работа не взлетела. И подтверждено практикой тех, у кого все работает.

Поэтому только по делу. Только то, что вам будет нужно прямо сейчас. Самая выжимка.

Задача

Представим, что у вас — офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и электронную почту. Вы хотите перевести своих сотрудников на домашний офис. То есть хотя бы на время стать распределенной компанией. И не потерять в эффективности.

Что вам для этого нужно сделать?

Подготовка ИТ-службы

1) Решаем вопросы с удаленным администрированием.

Первое, что вы делаете, — даете приказ ИТ-службе установить на компьютеры сотрудников teamviewer/аналог + VPN. Смысл действия в том, что далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой софта — им необходимо помогать, причем делать это удаленно.

Если у них рабочие ноутбуки, то все просто. Если нет, ваши айтишники должны придумать, как они организуют это на личных устройствах людей. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью.

2) Решите проблему с железом у сотрудников.

Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность. Либо дать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку. Одна из самых частых проблем — хреновый звук при звонке. И она легче всего устраняется.

3) Решите проблему с интернетом.

Вторая проблемная точка связи после железа — плохой интернет и 99% таких случаев вне дома. Решить просто. Выпускайте приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и просто начинайте это контролировать. Мобильная связь не подходит. Кафе не подходит. Гостиница обычно тоже не подходит.

Подготовка софта

Два кита, на которых стоит удаленная работа, — это инструменты и психология. Удаленная работа в принципе стала возможна только с появлением определенных инструментов. Это в первую очередь технологическая история. Машина не поедет без двигателя, удаленная работа невозможна без минимального набора критичных элементов. Так и тут.

Психологические моменты интересны и важны, но в статье я рассматривать не буду. Это как отделка в автомобиле — влияют на комфорт и общее впечатление. Но они проявляются на длинной дистанции, а вам нужно начать как можно быстрее.

Обязательный софт

Успех удаленной работы критично зависит от наличия необходимого софта.

Перечислен минимум. При неиспользовании любого из них полноценная удаленная работа невозможна.

ИТ-департамент должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.

Telegram подходит только для очень маленьких команд. Используйте Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе).

Под рукой у людей должно быть 2–3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Можно обходиться бесплатными версиями.

  • Во время звонков обязательно включается видео.
  • Приучаемся шарить экран. Это дает 100% буст скорости передачи информации.
  • Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.
  • Для важных звонков — сохраняем записи.

6) Календарь у каждого сотрудника

Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. По возможности — заводим решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь критично важен! Без него будут забывать о встречах, а способа дойти ногами и потормошить — нет.

7) Облако с документами или wiki.

Облако! Никаких папок на личных устройствах сотрудников. Google Docs/Office 365/что угодно. На созвоне мы очень часто открываем какой-то документ и работаем в нем совместно. Это один из основных и очень удобных паттернов при удаленной работе.

Занес в обязательные, но единственный ее смысл — контролировать доступы и не раздавать их на личные учетки. В остальном электронная почта при удаленной работе не используется.

Остальное — опциональный софт

Наиболее полезны таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma. Но это для крутышей и опытных адептов. Без них можно прожить. Поэтому пойдем дальше.

Подготовка кадровой службы

9) Определяете список сотрудников для перевода на удаленную работу

Часть людей может остаться трудиться в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у удаленщиков. В том числе — доступ к переговоркам.

10) Оформляете все документально

Здесь нужно смотреть на специфику вашей компании и требования регуляторов (этот аспект в статье затрагивать не буду — для России смотрите требования ТК РФ «Дистанционная работа»).

11) Заведите сотрудникам учетки во всех системах, заполните основную информацию

12) Проводите обучение, знакомьте с принципами

По итогам обучения желательно провести тест на знание основ.

О принципах далее. Это самое важное после инструментов. Фактически о том, как эти инструменты применять.

Принципы эффективной удаленной работы

Если инструменты — это половина успеха, то правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов — вторая половина.

Один гендиректор соблюдал эти принципы и заработал себе на яхту. А другой — нет, и его компания разорилась.

Удаленные сотрудники соблюдают часы присутствия на работе.

Они должны быть едины по компании (минимум 6 часов пересечения). Удаленка не значит, что каждый работает когда хочет. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Либо предупредить руководителя о своем особом графике.

Доступность не значит мгновенных ответов в чате! Чат — асинхронный канал. Доступность значит, что с сотрудником в это время можно назначить встречу, и он на нее придет.

А как же мне контролировать присутствие сотрудника на месте?

Никак. Контролируйте выполнение задач. Ставьте эти задачи и спрашивайте. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, — присутствовать и создавать видимость работы. И толку с этого будет ноль.

Чат — основной клей в компании.

Этот инструмент асинхронный — мы не требуем мгновенного ответа. Мгновенные ответы вредят продуктивности. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. В чате находятся все сотрудники компании.

Чат не используется для решения сложных вопросов.

Больше 50 сообщений в треде → собирайте колл.

Работа с чатом — огромная отдельная тема. Основные лайфхаки: используйте конвенции наименования каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях — используйте публичные каналы.

В чате используются только реальные имена, фамилии и аватарки с фото. Указаны телефоны и email для связи. Чат играет роль публичного справочника сотрудников.

​Инструкция из рабочего чата

звонок — основной способ решения всех вопросов.

Он полностью эквивалентен встрече в реале. Если кто-то считает, что вопрос должен быть решен на звонке, то другие люди не должны требовать его решения в чате.

— Давайте обсудим на колле?

— Нет, нафиг нам колл, лучше в чате.

Такая ситуация недопустима, приводит к резкому спаду эффективности. Необходимо ее пресекать.

По умолчанию звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь. Если участников много — предлагаем выбрать время. Самое быстрое — алка в чате, но можно и специальными инструментами.

​Так мы выбираем время на созвон

Все договоренности фиксируются письменно после видеозвонка прямо в чате.

Так мы фиксируем договоренности после звонка

Вы ставите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой, отдельно — с ключевыми сотрудниками лично.

В зависимости от темпа команды. Не реже раза в неделю. Иногда — каждый день. Эти встречи тоже заносятся в календарь.

Принципы организации рабочего места сотрудника.

Это отдельная комната с хорошим каналом в интернет. Десктоп или ноутбук оснащен наушниками или гарнитурой. Работа с телефона допускается в исключительном случае.

Удаленный сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут (подготовьте методичку-объяснение о важности отсутствия отвлечений, которую сотрудник может показать своим близким). Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Сотрудники на удаленке должны решить этот момент.

Итак, мы познакомились с основными инструментами и принципами работы. Подготовили ИТ и кадровую службу. Что же осталось?

Старт работы в режиме home office

Если все сделано, то в самом старте удаленной работы нет ничего сложного.

  • Чек-лист готовности от ИТ и кадровой службы.
  • Объявляете о дате готовности.
  • Все мероприятия, начиная с этой даты, заносятся в календари. Вместо обычных встреч проводятся видеоколлы.

Первое время у сотрудников будет много вопросов — заведите канал помощи в чате, организуйте FAQ-сессии по переходу на удаленку в виде видеоконференций с трансляцией на своих сотрудников.

Ну вот и все. Вы готовы к удаленной работе!

Получилось достаточно сухо и сжато — специально, чтобы это можно было использовать как инструкцию.

Подписывайтесь на мой Telegram-канал о продуктовом менеджменте и управлении.

Завтра в 20 часов по Москве я проведу live-трансляцию с ответом на вопросы и объяснением нюансов удаленной работы. Ссылка на трансляцию будет в канале.

Продуктивной вам работы и не болеть!

#удаленнаяработа #самоизоляция

Источник: https://vc.ru/office/112661-metodichka-po-perevodu-ofisa-na-udalennuyu-rabotu-poshagovyy-recept

Ваши права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: