Обязательные документы отдела кадров 2021

Содержание
  1. Необходимые кадровые документы с нуля для ООО
  2. Виды кадровой документации
  3. Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 
  4. Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 
  5. Оформляем документы с нуля
  6. Особенности кадрового учета для микропредприятия 
  7. Перечень документов в личном деле сотрудника
  8. Какие документы входят в личное дело сотрудника
  9. Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2021
  10. Что допускается, но с согласия работника
  11. Как правильно вести
  12. Сколько хранить
  13. Если секретарь еще и кадровик
  14. СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ
  15. Обязательные документы по кадрам
  16. Документы по защите персональных данных
  17. Приказы по личному составу
  18. Кадровое делопроизводство на предприятии
  19. Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства
  20. Пошаговые рекомендации по оформлению
  21. Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов
  22. Обязательные документы кадрового делопроизводства
  23. Сбор и изучение учредительных документов
  24. Оформление перечня документов
  25. Оформление на работу директора
  26. Составление локальных нормативных актов
  27. Разработка типового образца трудового договора
  28. Подготовка документов учета
  29. Назначение ответственного за ведение трудовых книжек
  30. Оформление на работу сотрудников
  31. Понятие кадрового учета и распространенные ошибки
  32. Понятие кадрового учета
  33. Организация ведения кадрового учета
  34. Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)
  35. Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера
  36. Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании
  37. Особенности ведения
  38. Ошибки при работе с личными делами
  39. Ошибки при оформлении трудового договора
  40. Ошибки ведения трудовых книжек

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Обязательные документы отдела кадров 2021

Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем.

Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу – это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек – скачать».
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы. 

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2021 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу». 

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

Источник: https://rusjurist.ru/ooo/skachat_dokumenty_ooo/neobhodimye_kadrovye_dokumenty_s_nulya_dlya_ooo/

Перечень документов в личном деле сотрудника

Обязательные документы отдела кадров 2021

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2021. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2021 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2021

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2021, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2021 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Источник: https://ppt.ru/art/kadri/dokumenti-v-lichnom-dele

Если секретарь еще и кадровик

Обязательные документы отдела кадров 2021

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2).

Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Обязательные документы по кадрам

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Документы по защите персональных данных

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

• письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

• письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

• особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.

Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения.

Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

Приказы по личному составу

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.

Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска.

Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2021/sekretar_kadrovik/

Кадровое делопроизводство на предприятии

Обязательные документы отдела кадров 2021

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Пошаговые рекомендации по оформлению

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Обязательные документы кадрового делопроизводства

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

  • отпуска;
  • премии;
  • командировки;
  • дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.

Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете:

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом  положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками.

Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они.

Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке  в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится:

  • наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
  • ФИО работника;
  • должность, на которую принимается работник;
  • срок трудового договора;
  • вид договора (совместительство или основная должность);
  • должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
  • оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
  • график работы;
  • результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
  • реквизиты и подписи сторон.

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний  форзац.

Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

  • прием заявления у работника;
  • ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
  • оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
  • оформление приказа о приеме на работу;
  • заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
  • передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10086

Понятие кадрового учета и распространенные ошибки

Обязательные документы отдела кадров 2021

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником.

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Книга движения трудовых книжек.
  • Штатное расписание.
  • Личные карточки работников.
  • Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
  • График отпусков.
  • Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
  • Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
  • Правила трудового распорядка (внутри организации).
  • Трудовые книжки всех работников.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Особенности ведения

В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к административной и материальной ответственности перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:

Ошибки при работе с личными делами

Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:

  • в личном деле нет обязательных документов;
  • нарушен порядок документов;
  • личные дела отсутствуют (не оформляются);
  • не проводится сверка в установленные сроки;
  • вместо личного листка учета кадров заполнена анкета сотрудника;
  • в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
  • сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.

Ошибки при оформлении трудового договора

Ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении трудового договора, зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:

  • трудовой договор заключается в одном экземпляре;
  • трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
  • отсутствуют подписи на трудовых договорах;
  • не прописаны обязательные сведения и/или условия;
  • отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;
    один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо
  • отсутствует отметка о получении;
  • не определены сроки действия договора;
  • не обозначены условия приема на работу с испытательным сроком при его наличии;
  • не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.

Ошибки ведения трудовых книжек

Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:

  • не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
  • приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
  • раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
  • нарушена порядковая нумерация записей;
  • содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
  • при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
  • неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
  • ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
  • отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
  • в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
  • уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.

Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям. Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet

Ваши права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: