Обязательно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2021

Содержание
  1. Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2021
  2. Бесплатная консультация юриста
  3. Некоторые секреты входящих документов
  4. Какие документы требуют такого оформления
  5. Журнала регистрации исходящих документов: порядок ведения
  6. Как прошить журнал
  7. Рекомендации по оформлению журналов учета и регистрации:
  8. Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
  9. Регистрация входящих документов – Отличный секретарь
  10. Как правильно прошить готовый журнал
  11. Электронный журнал регистрации входящих документов
  12. Регистрация исходящих документов — Отличный секретарь
  13. Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)
  14. Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2021 | Правовой принцип
  15. Сколько хранить
  16. Журнал регистрации исходящих документов. образец, бланк 2021
  17. Журнал регистрации исходящих документов
  18. Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
  19. Электронная
  20. Как прошивать документы
  21. Как правильно прошить журнал
  22. Подытожим
  23. Несколько слов о правилах учета входящих документов
  24. Как прошить журнал входящих документов
  25. Журнал регистрации входящих документов
  26. Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2021

Обязательно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Процедура подготовки бумаг несложная, но занимает немало времени, поскольку требует соблюдения определенного регламента проведения. Всю документацию необходимо сложить, пронумеровать, прошить и опечатать.

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ.

Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации?
В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках.

Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)?

Бесплатная консультация юриста

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»).

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:

  • обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  • систематизации и обработки корреспонденции;
  • облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  • обеспечения сохранности документов;
  • проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые секреты входящих документов

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Документооборотом называется движение документов с момента их создания или получения до полного завершения исполнения или отправки.

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации.

Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel).

Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.
Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно.

Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

  1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Какие документы требуют такого оформления

В связи с этим все перечисленные группы приказов следует регистрировать отдельно и формировать в самостоятельные дела.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине канцтоваров.

К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей.

Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1».

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Журнала регистрации исходящих документов: порядок ведения

Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.

В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.
Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

Как прошить журнал

Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Рекомендации по оформлению журналов учета и регистрации:

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии.

Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год.

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Источник: https://crimcom.ru/prava-potrebiteley/3790-nuzhno-proshivat-zhurnala-iskhodyashhey-korrespondencii-v-2021.html

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Регистрация входящих документов – Отличный секретарь

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами.

Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи.

Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

В связи с этим все перечисленные группы приказов следует регистрировать отдельно и формировать в самостоятельные дела.

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают.

В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине канцтоваров.

Как правильно прошить готовый журнал

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1».

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

  • После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Пропущен номер 33.

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:

  • Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
  • Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
  • Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
  • Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
  • Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Электронный журнал регистрации входящих документов

Общее правило для оформления: журналы и книги должны быть распечатаны (можно применять готовую типографскую форму), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации (индивидуального предпринимателя).

Делопроизводитель просматривает и сортирует почту на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Регистрация исходящих документов — Отличный секретарь

Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать?

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Источник: https://territoryshoes.ru/prava-rabotnikov/6936-nuzhno-proshivat-zhurnala-iskhodyashhey-korrespondencii-v-2021.html

Нужно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2021 | Правовой принцип

Обязательно прошивать журнала исходящей корреспонденции в 2021

Значение.

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Главное – избежать путаницы.

Журнал регистрации исходящих документов. образец, бланк 2021

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Ollga писал а : 75 лет хранится дело с даты увольнения работника? Или с даты заведения дела? Никакого нормативного документа, где было бы написано, что личные дела вести обязательно, нет. Они обязательны для гос.

Журнал регистрации исходящих документов

Основные правила ведения журнала регистрации исходящих документов. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец

  • Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
  • Документы нумеруются.
  • Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

  • минимум опечаток,
  • удобный поиск и чтение,
  • проверка программой на корректность вводимых данных,
  • возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Как прошивать документы

В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки. Скачайте полезные материалы: Шпаргалка от экспертов Полезный образец Примените в работе Скачайте готовый образец Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.

Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.

Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.

Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Кроме того, прошитые дела более компакты.

Их гораздо легче хранить и систематизировать. Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

Как правильно прошить журнал

Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом. Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия.

Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза.

Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом.

Эти свободные концы приклеиваются бумажной наклейкой размерами 3-4 см так, чтобы она закрыла собой только часть ниток. Концы должны быть видимы.

На наклейке необходимо сделать заверительную надпись, в которой указывается буквально следующее: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество листов (дата, подпись)». Это должна быть подпись руководителя или лица, в чьи полномочия входит регистрация документооборота в данном журнале.

Затем ставится печать, которая должна оставить оттиск как на бумажной наклейке с заверительной надписью, так и на обложке или листе журнала, к которому приклеены свободные концы ниток.

Подытожим

  1. Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.
  2. В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим.

    В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т.д.

Теперь-то вы не испугаетесь, если потребуется создать «реестр-регистрации-чего-нибудь-такого-чего-еще-никто-никогда-не-регистрировал»? Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря.

Вся корреспонденция, поступающая в организации, должна быть «оприходована» согласно принятым в них правилам делопроизводства. Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты.

Чаще это секретарь, делопроизводитель или другой работник, назначенный руководителем.

Современные системы электронного документооборота, внедряемые в крупных компаниях, уже содержат в себе учетные формы для обработки корреспонденции, но многие фирмы до сих пор отмечают письма «по-старинке» — в бумажном журнале регистрации входящих документов.

Несколько слов о правилах учета входящих документов

При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:

  1. Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
  2. Вся почта регистрируется в день поступления.
  3. Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
  4. Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.

Источник: https://ok-line.ru/osparivanie/9390-zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu-obrazec.html

Как прошить журнал входящих документов

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу. При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации.

Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места.

О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации. Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться.

Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия.

Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц , а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта. Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов , кроме писем.

Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Пронумеровать каждую бумагу арабскими цифрами в правом верхнем углу. Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем.

Допустимо использование литерной нумерации например: 16, 16а, 16б, 17…. Мелкие документы вложить в прозрачный файл.

Для систематизации кадрового делопроизводства необходимо прошивать документы, состоящие из двух и более страниц.

Качество выполнения прошивки чаще всего проверяется инспекторами. Мы подробно описали как прошить журналы для кадрового учета, это универсальный алгоритм, подходящий для всех подобных случаев.

Нитку необходимо пропустить через тыльное отверстие с обратной стороны стопы через среднюю дырку, оставив 7 см. Далее нужно пропустить нить через верхнее отверстие и, вернувшись на тыльную сторону, через нижнее.

Как только она вновь окажется сверху стопы, ее нужно снова пропустить через среднее отверстие и вывести на оборот.

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве например, при передаче бумаг на проверку , так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.

Ошибки могут вызвать серьезные последствия:. Прошивать надо так, чтобы через все страницы прошли нити, далее все страницы нумеруются обычно снизу, скраю и с внутренней стороны журнала на последней странице — завязывается узелок, наклеивается бумажечка.

Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа. Для фиксации нить завязывают узлом. При этом следует оставить примерно 5 см концов. Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали. При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы.

Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал. Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка.

Если в должностной инструкции делопроизводителя напечатано: принимает и регистрирует корреспонденцию ; оформляет регистрационные журналы или создает банк данных; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине канцтоваров.

Входящие и исходящие документы регистрируются и записываются в журналах регистрации.

Обязан ли сотрудник, который ответственный за ведение журналов регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов прошивать, пронумеровать, скреплять подписью и печатью директора организации? Нужно ли в журналах регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов нумеровать страницы писать ручкой номер страницы?

Обязан ли работник, совмещающий должность делопроизводителя вести журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, если в должностной инструкции делопроизводителя напечатано: принимает и регистрирует корреспонденцию; оформляет регистрационные журналы или создает банк данных; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива? По моим наблюдениям, работники отделов кадров часто бросаются в крайности, когда речь заходит о прошивке журналов регистрации.

То мы прошиваем и пломбируем бумажками все подряд, то не пломбируем ничего вообще. В этой статье поставим все точки над Ё, а заодно разберемся, как осуществляется прошивка журнала учета по личному составу.

Нужно всегда знать где, у кого он находится. Увольняющиеся по разным причинам прорабы, мастера, ПТО и д. ИТР любят прихватить его с собой. Восстановить его будет сложно. Если видите что на стройке затишье, народ жалуется на задержки зарплаты — вывозите журнал. По возможности всю исполнительную документацию вывозите.

Иногда при строительстве пишут в черновике журнала не зарегистрированном , а в зарегистрированные журналы пишут в конце строительства или перед проверками надзорных органов.

Вообще то это не правильно, но некоторые организации требуют полное отсутствие исправлений в журнале, бывает при ведении 3-го раздела требуют указывать объемы и количество работ как в смете. При длительном строительстве сложно отследить все виды работ чтобы потом сумма объемов совпала со сметной.

Иногда при большом количестве субподрядных организаций выясняется, что например электромонтажная организация, работая целый месяц, всё выполнила — о чем в журнале не сказано ни слова. Пишите все неучтенные сметной документацией работы которые приходится выполнять.

Если договором на СМР предусмотрена оплата дополнительных работ возможно эти записи пригодятся. Согласно п. Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ , а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Прошивка журналов, официальных документов и любых деловых бумаг — это ответственное дело, которое не терпит дилетантства и требует особенной аккуратности. Совершить ошибку здесь недопустимо, поскольку она может повлечь за собой серьезные проблемы: повышается риск расформирования документа и подмены страниц.

Поэтому очень важно знать, как правильно прошить журнал или любой другой документ, чтобы ни у проверяющих органов, ни у партнеров не возникло никаких вопросов. Помогаем защитить Ваши интересы в юридических вопросах. Законодательство и законы Гражданство и заграница Ограничение родительских прав По уголовным делам Алименты через суд Льготы многодетным матерям Трудовая пенсия. .

Свежие комментарии.

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Посмотрите примерный образец журнала регистрации входящих Прошивать журналы не надо. . Здравствуйте! Журнал регистрации ВХ корреспонденции начат в январе г., Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, журнал исходящих документов нужно менять каждый год или можно вести один?.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу. При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Надо ли прошивать и нумеровать журнал регистрации исходящих документов? Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен единый перечень регистрационно-учетных форм, которые должны прошиваться.

В случае если речь идет о журналах книгах регистрации документов и дел входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан и т.

По общему правилу регистрационно-учетные формы ведутся до их полного заполнения и ни в процессе ведения, ни после окончания делопроизводством прошивке прошнуровка, прошивка, скрепление печатью не подлежат. Журналы регистрации исходящих документов ведутся в соответствии с требованиями п.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно прошивать документы?

Источник: https://bgshate.ru/sudebnaya-zashita/nuzhno-proshivat-zhurnala-ishodyashey-korrespondentsii-v-2021.php

Ваши права
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: